Declaración de Protocolo de Mérida 2022

Los pasados días 10, 11 y 12 de noviembre se celebró en la capital de la comunidad de Extremadura, Mérida, el II Congreso de Protocolo y Eventos, promovido por el Observatorio Profesional de Protocolo y Eventos. Fueron tres días de encuentro de casi dos centenares de personas que tuvimos la fortuna de disfrutar de un amplio espectro de ponencias de interés y de un ambiente fantástico que ha permitido la relación y contacto entre todos los asistentes. Un modelo de congreso éste con el que más identifico de los que se promueve no solo por el nivel de las ponencias, sino por las actividades  que nos han permitido mediante visitas a diferentes instituciones y espacios singulares para eventos de comprender la ejecución de eventos de varias características. Bajo el claim “Eventos sin fronteras en un mundo global” pudimos disfrutar de una perspectiva diferente de la realidad profesional que me ha merecido la pena. Ver convocatoria del congreso:  https://congresoprotocoloyeventos.com/programa/

Este segundo encuentro de OPPE fue posible gracias a la coorganización de la Junta de Extremadura y el apoyo singular de la Asamblea de Extremadura, Ayuntamiento de Mérida, las diputaciones de Cáceres y Badajoz con el apoyo de ABANCA, instituciones y entidades todas ellas que se han volcado para hacer realidad este congreso. Sobre el contenido de este cada uno de los asistentes sacará sus propias conclusiones. Las mías son positivas porque hemos podido desplegar y valorar un amplio abanico de eventos y actos que trasladan a la realidad profesional los diferentes sectores en los que trabajamos. Mereció la pena como señalamos y marca un buen camino de futuro por el que el Observatorio va a seguir trabajando, al margen de sus propias responsabilidades internas.

Mérida, 11/11/2022 .- II Congreso de Protocolo y Eventos en Mérida.Segundo día del Congreso Foto/ Jero Morales

Por primera vez en la historia de estos congresos celebrados en España ha sido posible desplegar una declaración de intenciones necesarias y fundamentales para los profesionales, que resumidas en diez puntos aportan una hoja de ruta que es necesario hacer llegar a las instituciones y a los propios profesionales para que hagan suyo ese contenido. Es una apuesta por la necesaria modernización y el compromiso, en una profesión que requiere avanzar juntos por la mejora y el reconocimiento de nuestra actividad y la comprensión social a todos los niveles. Se han puesto sobre la mesa iniciativas e ideas que habrá que ir trabajando desde el Observatorio y desde el marco de las jornadas que éste convoque virtualmente, pero hay un buen desarrollo que da sentido a OPPE.

Mérida, 11/11/2022 .- II Congreso de Protocolo y Eventos en Mérida.Segundo día del Congreso Foto/ Jero Morales

Ver enlace a fotografías de este congreso:

https://www.dropbox.com/sh/vi5veemilh6cyy8/AADIege-dxlYPk5jAbaf_wQWa?dl=0

https://www.dropbox.com/sh/shpweexrjdwalmd/AADKbgmC4HUhRVAnHx7h7j2Ma?dl=0

Lo más importante de este encuentro ha sido la declaración aprobada por el Observatorio con el apoyo de los asistentes, que como se señalaba anteriormente, fija un camino necesario que debe desarrollarse desde ahora. Esa tarea no es solo de OPPE sino de todos los profesionales si desean que realmente su papel sea reconocido con la importancia que tiene. Continúe Leyendo…

Buenas prácticas en la compra de servicios de eventos

Buenas prácticas en eventos

La Asociación Española de Profesionales de Compras, contratación e aprovisionamientos (AERCE) y Agencias de Eventos Españolas Asociadas (AEVEA), publicaron en octubre la denominada “Guía Técnica de buenas prácticas en la compra de servicios de eventos”. Un documento que venía siendo necesario desde hace más de dos lustros por los problemas que surgen o se originan cuando una institución pública o un empresa privada convoca un concurso para la adjudicación de un acto o evento. Basta realizarse algunas preguntas para tomar conciencia de la necesidad de fijar unos mínimos que no pongan en riesgo la viabilidad de los agentes o profesionales de la industria de los eventos, especialmente en grandes organizaciones.

¿Cómo se puede compensar el proyecto realizado por una agencia, en el que invirtió meses de trabajo, profesionales contratados, viajes, costes de edición, etc. que luego no es la elegida? No son proyectos que cuesten 100 euros, sino varios miles de euros. ¿Es lícito adjudicar un proyecto a una agencia al que se incorporan ideas de otro no elegido? ¿Hasta dónde debe respetarse la propiedad intelectual tan fácil hasta ahora de saltar con un poco de astucia?

¿Deben obtener las agencias sus beneficios a través de las comisiones que han de pedir a sus proveedores, por la necesidad de ir a presupuestos a la baja donde no se contemplan los honorarios creativos de la agencia y otros aspectos interesantes? ¿Cómo debe de presentarse un presupuesto y qué partidas mínimas hay que incluir? ¿Cómo medir el coste de agencia más allá de los servicios específicos contratados?

¿Qué pasa con el presupuesto cerrado cuando el cliente hace modificaciones en el proceso tras la adjudicación? No es lo mismo presupuestar un catering para 100 personas que para 200, porque los precios se negocian en función de las personas y un cambio modifica las tarifas, sin que en muchas ocasiones se atienda por el cliente esa circunstancias? ¿Debe incorporarse una partida para imprevistos para salvar situaciones como éstas? ¿Quiénes deben decidir sobre la adjudicación? Muchas preguntas que hacen necesaria esta Guía, que tampoco olvida la importancia de que los clientes planteen un buen correcto briefing y sepan luego gestionar posibles contrabriefing.

La Guía incluye buenos consejos y hemos de esperar, por el bien del sector, que ser vayan incorporando en la cultura de la contratación de eventos, cuestión, insistimos que afecta tanto a los actos oficiales o promovidos por instituciones públicas como entidades privadas. Continúe Leyendo…