Promovido por las universidades Camilo José Cela, a través de su Instituto Universitario de Protocolo, y la Complutense de Madrid, a través del Departamento de Periodismo IV de la Facultad de Ciencias de la Información, el Instituto Superior de Protocolo y Eventos (ISPE, centro colaborador de la UCJC) y el Instituto Mediterráneo de Protocolo (centro adscrito de la Universidad Miguel Hernández), en colaboración con la Asociación Española de Protocolo (AEP), la Asociación Catalana de Protocolo y Relaciones Institucionales (ACPRI), la Asociación de Técnicos de Protocolo y Relaciones Públicas e Institucionales de Galicia, la Asociación de Protocolo y Asesores de Comunicación de les Illes Balears y Ediciones Protocolo (Revista Protocolo), se celebró en Madrid durante los días 3, 4 y 5 de abril de 2014 el II Congreso Universitario de Comunicación y Eventos, al que asistieron 434 personas. Durante el mismo, y bajo el reclamo “La escenificación del mensaje” se analizaron diferentes aspectos relacionados con el Protocolo y la Organización de Eventos y su comunicación, estructurado bajo los siguientes paneles, que impartieron 41 ponentes:

1.     La Escenificación del Mensaje, con tres ponentes..

2.     Nuevas Tecnologías, herramientas y dinámicas interactivas para los eventos actuales, con cuatro ponentes.

3.     La puesta en escena de los eventos corporativos y su gestión. Procesos alternativos y exigencias del mercado y de los públicos, con 10 ponentes.

4.     De la conceptualización, planificación y gestión a la medición del Retorno de la Inversión en los eventos, con 6 ponentes.

5.     La tematización de los caterings como apoyo a la escenificación del mensaje, con tres ponentes.

6.     La innovación en los formatos de eventos comunicacionales en el mundo oficial, con diez ponentes.

7.     Proyectos, presupuestos y honorarios profesionales en el sector del Protocolo y Eventos. El profesional en el sector público, con dos ponentes.

8.     La relación de los comunicadores y los organizadores, con tres ponentes.

Igualmente, se presentaron un total de 12 comunicaciones elaboradas por un total de 17 investigadores.

Tras las exposiciones, las apreciaciones expuestas por los asistentes en las diferentes sesiones y la remisión de sus comentarios y reflexiones al Comité Organizador, así como el seguimiento de las observaciones efectuadas a través de las redes sociales, el Comité Científico del Congreso ha establecido las siguientes conclusiones:

1.     La organización de todo tipo de actos y eventos a cargo de instituciones públicas y privadas constituye una forma clara y concisa de transmitir comunicación entre los organizadores y sus públicos. Lo hacen, entre otras cosas,  mediante la puesta en escena de un conjunto de elementos que permiten construir un mensaje claro y directo a los segmentos sociales que pretenden dar respuesta concisa a los objetivos que persiguen sus promotores. De esta forma mediante los eventos se consolida la búsqueda de herramientas alternativas para realizar políticas de comunicación que traten de llegar a los públicos mediante una compleja producción que integra disciplinas esenciales que debidamente adaptadas corresponden a campos como las artes escénicas, la escenografía, el marketing, las relaciones públicas, la comunicación escrita y audiovisual, el derecho, la publicidad, la antropología, la arquitectura, la ingeniería, el comercio y la industria en su conjunto, entre otras. Todo ello acredita el carácter interdisciplinar del sector de la organización de eventos, que encuentra su punto de conexión en la aplicación de un correcto protocolo que se especializa según el ámbito de actuación. De esta forma el protocolo, entendido como el motor de la ordenación general de una ceremonia o evento, se muestra como el hilo conductor que da sentido a la actuación practicada y permite la construcción de un mensaje netamente ordenado y conciso, evitando el caos y la pérdida de eficacia.

2.     El establecimiento de un mensaje claro y directo dirigido a los públicos es la clave esencial de los nuevos eventos promovidos por empresas e instituciones en el siglo XXI, estructurado desde la sencillez de los planteamientos, los lenguajes directos, las rupturas de barreras entre quienes promueven y las personas a quienes se dirigen, el recurso a creatividades que impacten de forma directa a través de los cinco sentidos humanos y que permitan que el evento no se quede en algo efímero sino que permanezca el máximo tiempo posible en el recuerdo de quienes han tenido acceso a ellos de forma directa o indirecta. La creatividad, en la búsqueda de forma novedosas impactantes, se consolida hoy como un elemento clave en la puesta en escena de los nuevos eventos del siglo XXI. Una creatividad que va más allá de la mera puesta en escena, para incorporarse a los programas, invitaciones, regalos y atenciones, etiquetas, guiones, y todo lo que trasciende a la estricta escenografía.

3.     La Reputación Social Corporativa y la sostenibilidad se introducen de forma decisiva en la mayoría de los eventos, buscando con ellos la transmisión de valores por parte de las empresas e instituciones promotoras en la construcción de un mundo más justo y solidario, que pretende al mismo tiempo sensibilizar sobre la necesidad de contribuir al crecimiento general mediante acciones compatibles con el cuidado y protección del medio ambiente. El Congreso ha puesto de manifiesto la creciente tendencia de las empresas a transmitir con sus eventos valores solidarios, contribución al respeto ambiental y eliminación de barreras que conlleven la marginación de sectores hasta ahora con dificultades de integración.

4.     Las empresas tienden cada vez más a dejar de promover eventos que traten de demostrar su “poder” económico, para visibilizarse más próximas a los problemas y situaciones reales de la sociedad. En este sentido, buscan alternativas novedosas que faciliten la interactuación con sus públicos, la relación directa –hecha de forma sencilla y natural-, el acercamiento y el compromiso directo con los mismos. Potencian cada día más eventos donde las altas jerarquías se mezclan con los públicos, se sitúan a su mismo nivel, y recurren a un protocolo que evite diferencias notables y distanciamientos innecesarios. A tal fin, precisan formatos de eventos sencillos, breves, en espacios diferentes que favorezcan la integración, el uso de tecnologías que conviertan a los públicos en protagonistas y les situe en el centro de atención, potenciando escenificaciones que incluyan la necesaria interactuación.

5.     Las políticas de seguridad se integran de forma decidida y con un gran peso en el conjunto de las actuaciones y previsiones. La consigna “Evento seguro” aparece como un sello de calidad que demandan los promotores, lo que requiere de expertos debidamente preparados en estas cuestiones, capaces de planificar, generar y aplicar las medidas pertinentes, y gestionar ante las autoridades los permisos necesarios. Ello implica un cambio sustancial en la forma de planificar los actos y la elección de los espacios adecuados. La necesidad de que las administraciones responsables de este campo dispongan servicios específicos que centralicen toda la burocracia e inspecciones oportunas, se muestra como una reclamación necesaria y urgente para el sector, que ve en los órganos reguladores de control una negativa dispersión. En este sentido, se pone de manifiesto la conveniencia de que las administraciones arbitren soluciones que garanticen esa seguridad global, pero que se hagan de forma que no termine siendo una inmensa burocracia que afecte de forma negativa y contraindicada a la importante industria de eventos en todo el mundo.

6.     El Retorno de la Inversión (ROI) se muestra como un elemento clave en el sector de la organización de eventos institucionales y empresariales. Los eventos deben responder a los objetivos por los que se promueven y ofrecer los resultados esperados. Este Retorno no siempre responde a la medición de resultados económicos o de impacto periodístico, sino que se apoya también en otros factores de relevancia para los promotores. Al margen de los eventos que buscan rentabilidad inmediata, el ROI debe contemplarse  a corto, medio y largo plazo, siendo objeto de su análisis otros factores más allá de los estrictamente económico. Los eventos que persiguen un ROI deben de generarse y planificarse de forma distinta a las prácticas convencionales, pues exige el uso de determinadas técnicas específicas y fundamentales para garantizar el éxito del estudio.

7.     Los actos promovidos por las instituciones públicas requieren con cierta urgencia de la revisión de sus formatos, no sólo en cuanto a la escenificación o puesta en escena, sino sobre la programación en general, visión y conceptualización de aquellos. En el necesario respeto a determinadas costumbres y tradiciones, cumplimiento de normas y disposiciones legales, hay cabida suficiente para la aplicación de nuevas técnicas organizativas, creatividades, usos alternativos de espacios, interactuación con sus públicos y un necesario acercamiento en el estricto campo de sus actos más oficiales y tradicionalmente solemnes. En este sentido, se reconoce que hay un interés por buscar fórmulas alternativas al tradicional protocolo y ceremonial en los actos habituales de la gestión institucional, pero que siguen siendo escasas. La visión negativa que tienen los ciudadanos y políticos de los actos protocolarios está provocando la aparición de alternativas que en su mayor parte se muestran ineficaces y que incluso pueden llevar a agravar el ya importante problema de alejamiento entre poder y ciudadanos.

8.     Se hace un llamamiento a políticos, medios de comunicación, influencers y otros líderes de opinión para que dejen de entender el protocolo como los innecesarios gastos de representación o el mal necesario que ha de aplicarse cuando se habla de eventos promovidos por las primeras autoridades, tanto a nivel nacional como en las relaciones internacionales y diplomáticas. Los profesionales de la organización procuran en la actualidad habilitar fórmulas protocolarias y organizativas dirigidas a facilitar la convivencia, romper barreras, optimizar recursos y presupuestos y buscar con los eventos resultados positivos para toda la sociedad. Es necesario que al mismo tiempo el gobernante cuente con profesionales de la organización que respondan a perfiles claramente técnicos y no políticos, debidamente formados, y a quienes pueda exigirseles resultados siempre que cuenten con los apoyos y recursos mínimamente necesarios. Se hace un llamamiento general para que dejen de denominarse gastos protocolarios a todos aquellos que obedecen a gastos de representación, que nada tienen que ver. Se insiste una vez más en el alto nivel de intrusismo existente en el ámbito oficial, al favorecerse la contratación de personas que al margen de su formación y experiencia se muestren dóciles a la organización de actos que respondan a intereses políticos y no institucionales. En este sentido, el Congreso ha propuesto un sistema concreto de selección y contratación de profesionales por parte de las administraciones públicas.

9.     El II Congreso ha puesto de manifiesto una vez más la creciente importancia de las redes sociales en la cobertura de toda clase de eventos, donde el espectador hace sus propias políticas de comunicación, y que favorece la aparición masiva de numerosos bloguers e influencers cuyo sector se está profesionalizando y que requiere con urgencia de una regulación por parte de las autoridades competentes, así como de una autorregulación por el propio sector que frenen prácticas abusivas. En el mismo sentido, se ve absolutamente necesario que los medios de comunicación tradicionales adapten su cobertura a la realidad de los eventos hoy, lejos ya de meros actos protocolarios y que se han convertido en sí mismos en la más eficaz y segura comunicación entre promotores y públicos. Un cambio que es necesario valorando que este sector es uno de los más pujantes actualmente y que más está contribuyendo a la salida de la crisis.

10. Finalmente, el Congreso ha acreditado que el sector constituye en el mundo entero una importante industria, la de los Eventos, que contribuye de forma decisiva al crecimiento y desarrollo global, favorece las relaciones no sólo entre promotores y públicos, sino entre sociedades y países, que genera un alto nivel de empleo, incide de manera directa en la proyección e imagen de los países, sus instituciones y empresas, y suma de forma segura al objetivo de un mundo mejor, sostenible y responsable. Para ello resulta igualmente necesario que institucionalmente se reconozca de forma urgente la pujanza de esta industria y la oportunidad de regular adecuadamente el acceso de profesionales a la misma, lo que implica el desarrollo de adecuados programas formativos, el apoyo a la investigación y el idóneo uso de las tecnologías. La creación de estudios reglados y reconocidos por las administraciones favorece la consolidación adecuada de un sector que crecerá exponencialmente en los próximos años y que precisa de regulaciones legales y el desarrollo de un medido corporativismo que se plasme en asociaciones de profesionales y el cumplimiento de códigos éticos y responsables.

Madrid, 7 de abril de 2014