Los pasados días 28 y 29 de noviembre se celebraron en Oviedo las II Jornadas de Protocolo que fueron organizadas conjuntamente por QueremosOrganizarEeventos de Asturias y la Asociación de Protocolo, Eventos y Comunicación de Asturias (APECA). Su programa y sus ponencias fueron un éxito y hubo un buen nivel de ponentes y de temáticas por lo que resultó muy interesante. En este sentido, quiero sumarme a las felicitaciones hacia los organizadores que se embarcaron en esta aventura que ha terminado en buen puerto. Este tipo de encuentros son necesarios y una vez más nos vemos en la obligación de hablar de la falta de compromiso corporativo de muchos profesionales cuya ausencia daña al conjunto de laprofesión.

En esta jornadas tuve la oportunidad de desarrollardos ponencias. Una de ellas, la primera, llevaba por título: “Protocolo: reputación social, imagen y corrupción”. En ella traté de trasladar la escasa reputación que en estos momentos tiene el protocolo al que se vincula con gastos de representación, prácticas no confesables, cuestiones rancias y de etiqueta, tratamiento a reyes, nobleza, aristocracia, política e invetablemente en muchos casos vinculado a la propia corrupcion de políticos y empresarios. Su imagen es mala, hasta el punto de que muchas instituciones han decidido dejar la partida presupuestaria de protocolo a “cero” y encajar ese dinero bajo otro epígrafe. O sencillamemte, optan por cambiar la denominación del puesto de trabajo (eventos por protoocolo). Señalaba que los medios de comunicación tampoco ayudan, al asociarnos a gastos innecesarios, a rigideces y a lo social, sin ser conscientes de que obviamente el Protocolo no es eso. Pero nada nuevo descubro con esto.

En mi intervención tenía dos partes claramente diferenciadas. Hacía una serie de reflexiones sobre la situación actual y por otra parte proponía una serie de medidas urgentes para ir recuperando el buen nombre.

Resumen de las reflexiones:

1. El Protocolo tiene mala imagen porque se asocia a lo pomposo, a lo costoso, a lo innecesario, a los aristocrático, a lo vergonzoso, a las comidas caras, a los viajes sin justificación alguna… ES EVIDENTE QUE EXISTE UNA CLARÍSIMA CONFUSIÓN SOBRE LO QUE ES PROTOCOLO Y GASTOS DE REPRESENTACIÓN.

2. La reputación social es muy baja. Solo basta con buscar en google.
3. ESA MALA REPUTACIÓN, EN PARTE VIENE DADA POR LA DESIGNACIÓN DE PUESTOS DE CONFIANZA, QUE YA POR EL MERO HECHO DE LLAMARSE ASÍ GENERA TODA LA DESCONFIANZA DEL MUNDO. ¿por qué tiene que ser de confianza? ¿Qué esconde el político, el empresario, el rector… para que no pueda contratar un técnico profesional en toda regla? ¿Se le ocurre a un alcalde nombrar a dedo a un Secretario General o un Interventor? Bueno ha habido y hay algún caso, pero no es lo habitual. ¿Por qué no se hace lo mismo con Protocolo.
4. Todos aceptamos normalmente que nos inviten a comer, incluso que nos paguen un viaje o el hotel. Esto ha sido una práctica habitual. Médicos que acuden a congresos financiados por empresas farmacéuticos, periodistas con gastos pagados para cubrir la información de un presidente autonómico que viaja al extranjero, etc. Pocas críticas al respecto, y en cualquier caso no se asocia a la corrupción. Pero que un periodista vaya con gastos pagos a la presentación de un coche en Madeira durante varios días es al menos reprobable. Un político no lo puede hacer, y su responsable de protocolo menos..
5. Hay conductas corruptas en el Protocolo también. No hay que generalizar, pues la mayoría es gente honrada, honesta, profesional, pero no podemos esconder que están apareciendo ya numerosos casos que nos ha de poner en alerta en bien de nuestra buena reputación y que debemos actuar. Seamos, pues, críticos con nosotros mismo. Hemos detetectado diferentes situaciones que favorecen actuaciones que bien podrían encasillarse como corruptas, o al menos como conductas irregulares o formas de actuar que favorecen ese mala imagen que en muchos casos trasladamos a la socoedad:

1. Aceptación de comisiones de forma ilícita.
2. Falta de transparencia en las decisiones (¿tenemos algo que esconder?).
3. Beneficios injustificados (aunque con la crisis se han bajado mucho los presupuestos, se ofrecen servicios con presupuestos no justificables).
4. Precios inflados.
5. Puestas en escenas desproporcionadas.
6. Abuso y exceso de contrataciones gastronómicas.
7. Exhibicionismo de las formas protocolarias que se asocian al poder: coches, etiqueta, buenos puestos en el palco, la ópera, etc, escoltas, buenos restaurantes, recibimientos pomposos… Todo eso genera un estatus que transmite una idea errónea de lo que es el protocolo.
8. Hay técnicos que actúan más allá de su función y aceptan el papel de “mayordomos”, favoreciendo una situación que termina por corromper. En ello influye notablemente el intrusismo.
9. Falta de ideas para acertar con las atenciones protocolarias o los regalos.
10. Mala gestión económica de nuestras partidas. No somos en la mayoría de los casos buenos gerentes. Y es importante serlo. No se sabe hacer bien presupuestos, se actúa con excesiva celeridad con lo que se favorecen conductas peligrosas.
11. Creamos eventos que no contribuyen a la verdadera dimensión de lo que es hoy el protocolo y la organización de eventos.
12. Determinadas agencias de comunicación cuando descubrieron el nicho de mercado de los eventos nos han dañado mucho. Vieron que cobrar un 25 por ciento de comisión por un anuncio de publicidad era tontería frente a facturar cien veces más organizar eventos. Una simple pantalla que el proveedor nos deja en 200 euros se ha llegado a cobrar por la misma tres mil. O un catering cuyo valor es de 50 euros se ha llegado a cobrar 100 euros o más. Y eso que algunos caterings ya cobran más porque saben que en el precio va la comisión. Y ante estas prácticas los responsables de protocolo nosiempre controlamos debidamente.
13. Gastamos mucho en cosas realmente innecesarias: invitaciones en papel, bolsas, libros, detalles que valen para nada, copas que no tienen sentido, etc.
14. SEAMOS CRÍTICOS CON NOSOTROS MISMOS.

Medidas para frenar posibles abusos:

• Tenemos que tomar medidas para evitar que el protocolo sirva de excusa A DETERMINADOS POLÍTICOS Y EMPRESARIOS PARA ENRIQUECERSE ILÍCITAMENTE A COSTA DE LOS EVENTOS, Y QUE SON LOS QUE MÁS DAÑO ESTÁN HACIENDO A NUESTRA PROFESIÓN. Tenemos que tomar medidas para que los periodistas dejen de pensar que el protocolo es superfluo, innecesario y costoso. Tenemos que hacer labor de profilaxis, pero no sabemos hacerla, y tampoco estamos organizados para dar la batalla. SI, HAY QUE DECIRLO ALTO: NO HEMOS HECHO NADA PARA LIMPIAR EL BUEN NOMBRE DEL PROTOCOLO Y NUESTRA PROFESIÓN. Tanto es así que hemos optado muchos por presentarnos como técnicos de eventos y no como técnicos de protocolo. Como eventos nos aceptan mejor, como Protocolo o nos encasillan en la realeza o como los gastizos de turno.
• A veces nosotros mismos, con nuestras apariciones públicas en medios de comunicación quedamos atrapados en la visión del periodista y entramos en esas situaciones que inevitablemente asocian a un mal llamado protocolo generando la confusión social que hay en estos momentos y que tanto nos perjudica.

1. Medidas urgentes:
   1. Necesitamos un órgano conjunto en la profesión cuya misión sea la de velar por el buen nombre del protocolo, por el cumplimiento de un código ético, por la persecución de prácticas irregulares, que denuncie falsos concursos, que haga más transparente la contrataciones, que persiga actuaciones reprobables, el intrusismo, etc. Eso no lo lograremos hasta que tengamos un órgano independiente, liberado, que no tenga miedo alguno o levantar la voz, a denunciar. Sí, necesitamos algo así como la figura del DEFENSOR DEL PROTOCOLO, obviamente del buen protocolo. No estaría de más que la Asociación Española de Protocolo designase a una persona o grupo de personas que se ocuparan de ello. Tiene un coste económico esa independencia, pero es la mejor inversión que podemos hacer. Lo que me temo una vez más es que cuando hablamos de compromiso los profesionales se esfuman.
   2. Deberíamos abrir nuestros departamentos a todos los proveedores interesados en poder concirrir a concursos y licitaciones en esta materia o sencillamente que se les tenga en cuenta.
   3. Es necesario que se elimine el actual sistema de puntuación para la contratación que discrimina a las pequeñas empresas, favoreciendo a las grandes lo que indudablemente favorece prácticas corruptas. Por otra parte, tienen menos competencia y pueden fijar precios más altos.
   4. Es imprescindible publicar y hacer transparente el coste real de los gastos de nuestros eventos y, sobretodo, explicar el ROI. Hay que dar cuenta a la ciudadanía. ¿Y por qué no también las empresas u otro tipo de entidades privadas?
   5. Hay que poner fin a las atenciones protocolarias excesivas, a gastos innecesarios y a conductas personas de los técnicos que ensucian el buen nombre.
   6. Dado que un mal protocolo puede causar alarma social (como se ha visto en algunos casos que se están dirimiendo en los juzgados), quizá la Administración tenga más motivos ahora que nunca para regularnos, de tal forma que permita la creación del colegiándo y desde él se haga una política de mayor control.
   7. Hay que dar más competencias a los jefes de protocolo y exigirles resultados. Deberían ser fiscalizadores reales de los gastos que se asocien a su departamento.
   8. Habría que distinguir en los presupuestos los gastos de representación de los de protocolo.
   9. Hay que tener un Código ético para que se cumpla, y se penalice a quien lo incumpla, o al menos que se denuncie. Esto es imprescindible, pero se necesita esa figura del Defensor.
   10. Debemos abrir el arco de las contrataciones. SI. El criterio de que me funciona bien una agencia o un proveedor ya no es suficiente. Con el tiempo se corrompe.
   11. No hay que enmascarar los gastos de los eventos en otras partidas.
   12. Debemos ir a la verdadera austeridad, que no significa cutrez. La austeridad a veces es cara, pero si produce un ROI favorable no lo es.
   13. Tenemos que evitar puestas en escena que induzcan a pensar que estamos gastando innecesariamente.
   14. Tenemos que estar sometidos a un control real por parte de órganos de la administración a quienes demos explicaciones, y apartarnos de la impunidad. No siempre es culpa de los políticos.
   15. En aras a la creatividad y al afán de sorprender gastamos en ocasiones más de la cuenta.
   16. Tenemos que concienciar a la sociedad de la importancia que tiene que haya un buen protocolo,  porque  produce resultados positivos y supone ahorro.

2. El día que se hagan transparentes los gastos reales de la organización de eventos habremos dado un gran paso para acabar con prácticas corruptas o abusos económicos. El oscurantismo en este mundo no ayuda al protocolo, pero además perjudica a los responsables de la institución.
3. Debemos cuidar las formas con que hacemos las cosas. Pensemos bien: a un corrupto se le identifica más por llevar corbata que por ir en mangas de camisa. Luego hasta la etiqueta influye en nuestro buen nombre.
4. Dejemos de proteger a nuestro señorito, de aislarle. ¿Hacemos un favor al protocolo evitando que nuestros jefes en vez de comer en un restaurante de una estrella michelín, contraten un catering para que se le sirva en su comedor institucional o de empresa? Normalmente termina por ser más caro y dado que no hay transparencia genera desconfianza.

¿POR QUÉ NADIE SE ESCANDALIZA DE QUE UN CONCIERTO CUESTE DOS MILLONES DE EUROS MONTARLO, O DE QUE UN ARTISTA COBRe CIENTOS MILES POR UNA ACTUACIÓN O QUE UN RESTAURANTE COBRE CASI TRESCIENTOS EUROS POR COMENSAL? SOLO POR UNA RAZÓN: PORQUE PRODUCE RESULTADOS POSITIVOS. AUNQUE SEAN EXCESIVOS SE VEN CLARAMENTE JUSTIFICABLES Y SOCIALMENTE SON ACEPTADOS.

¿POR QUÉ NADIE DE ESCANDALIZA DE QUE UNA MULTINACIONAL LLEGUE A GASTAR CINCO MILLONES DE EUROS EN UN ACTO MOTIVACIONAL, DONDE SUS INTEGRANTES DISFRUTAN DE ACTIVIDADES COSTOSAS, BUENOS HOTELES, MAGNÍFICAS COMIDAS, VIAJES…? ¿NO DEBERÍA SER ESCANDALOSO? Y NO LO ES PORQUE A LA EMPRESA LE FUNCIONA, LE DA RESULTADOS, LOS MIDE Y LOS ANALIZA.

EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESO NO OCURRE. DAMOS POR HECHO QUE OFRECER UNA RECEPCIÓN MUNICIPAL A LOS PARTICIPANTES EN UN CONGRESO ES BENEFICIOSO Y NO SIEMPRE ES ASÍ. NO SE ESTUDIA BIEN LA CUESTIÓN. Habrá casos que sí, pero otros evidentemente no. ¿Sabe el profesional de protocolo cuándo debe o no debe invertirse en eso? EVIDENTEMENTE NO.

El nuevo pefil gerencial

Por eso es absolutamente urgente que empecemos a exigir un perfil directivo y de gerencia a los responsables de los servicios de protocolo y eventos, capaces no sólo de idear brillantes actos o aplicar el protocolo correcto, sino además que sean buenos administradores y directores, que significa más que hacer protocolo. Es necesario dar ese paso para generar una profesión más solvente, eficaz, mejor aceptada y socialmente reputada.

Nada haremos si seguimos como ahora desunidos. Que una de las profesiones más importantes de nuestro país (no debe olvidarse que somos los que más contribuimos al PIB nacional y que del sector de los eventos en general viven directamente más de tres millones de eespañoles -turismo en sí al margen-) no tenga una asociación fuerte para mí es un escándalo, y de ello responsabilizo a cada uno de nosotros y especialmente a quienes ocupamos cargos de influencia en nuestra profesión. Deberíamos dar ejemplo con ello. Es inconcebible que nuestra AEP no pase de los 700 socios y que además solo una pequeña parte sean jefes de departamentos. ¿En qué mundo viven estos? ¿Por qué lo hacen? Eso me preocupa, porque con esa actitud de no corporativizarse me hace sospechar cosas. Y lamento decirlo, pero es la realidad. La culpa de nuestro desprestigio no es solo del abuso protocolario de nuestros jefes, políticos o empresarios, sino también de nosotros mismos.

Si queremos una buena reputación, nos la tenemos que ganar.