Buenas prácticas en la compra de servicios de eventos

Buenas prácticas en eventos

La Asociación Española de Profesionales de Compras, contratación e aprovisionamientos (AERCE) y Agencias de Eventos Españolas Asociadas (AEVEA), publicaron en octubre la denominada “Guía Técnica de buenas prácticas en la compra de servicios de eventos”. Un documento que venía siendo necesario desde hace más de dos lustros por los problemas que surgen o se originan cuando una institución pública o un empresa privada convoca un concurso para la adjudicación de un acto o evento. Basta realizarse algunas preguntas para tomar conciencia de la necesidad de fijar unos mínimos que no pongan en riesgo la viabilidad de los agentes o profesionales de la industria de los eventos, especialmente en grandes organizaciones.

¿Cómo se puede compensar el proyecto realizado por una agencia, en el que invirtió meses de trabajo, profesionales contratados, viajes, costes de edición, etc. que luego no es la elegida? No son proyectos que cuesten 100 euros, sino varios miles de euros. ¿Es lícito adjudicar un proyecto a una agencia al que se incorporan ideas de otro no elegido? ¿Hasta dónde debe respetarse la propiedad intelectual tan fácil hasta ahora de saltar con un poco de astucia?

¿Deben obtener las agencias sus beneficios a través de las comisiones que han de pedir a sus proveedores, por la necesidad de ir a presupuestos a la baja donde no se contemplan los honorarios creativos de la agencia y otros aspectos interesantes? ¿Cómo debe de presentarse un presupuesto y qué partidas mínimas hay que incluir? ¿Cómo medir el coste de agencia más allá de los servicios específicos contratados?

¿Qué pasa con el presupuesto cerrado cuando el cliente hace modificaciones en el proceso tras la adjudicación? No es lo mismo presupuestar un catering para 100 personas que para 200, porque los precios se negocian en función de las personas y un cambio modifica las tarifas, sin que en muchas ocasiones se atienda por el cliente esa circunstancias? ¿Debe incorporarse una partida para imprevistos para salvar situaciones como éstas? ¿Quiénes deben decidir sobre la adjudicación? Muchas preguntas que hacen necesaria esta Guía, que tampoco olvida la importancia de que los clientes planteen un buen correcto briefing y sepan luego gestionar posibles contrabriefing.

La Guía incluye buenos consejos y hemos de esperar, por el bien del sector, que ser vayan incorporando en la cultura de la contratación de eventos, cuestión, insistimos que afecta tanto a los actos oficiales o promovidos por instituciones públicas como entidades privadas. Continue reading

El protocolo del encuentro en Barcelona

Protocolo para el encuentro de Barcelona

Momento inicial de la reunión entre el presidente del Gobierno y el president de la Generalitat en el Palacio de Pedralbes.

La reunión de ayer en el Palacio de Pedralbes, en Barcelona, entre el presidente del Gobierno, Pedro Sánchez, y el president de la Generalitat, Quim Torra, evidenció la importancia que tiene el protocolo en ocasiones tan complejas como ésta. Los medios de comunicación nos preguntaban una y otra vez a noche ¿por qué el presidente del Gobierno cedió la derecha al president catalán en su última reunión en La Moncloa, y en la ciudad condal ocurría lo contrario? ¿Cuál debía ser la opción más correcta en circunstancias normales? ¿Tienen algún significado todos estos gestos? Es evidente que el protocolo, más allá de los contenidos políticos que se hayan tratado en el encuentro (no objeto de este artículo), ha girado en torno al empeño de cada parte de trasladar su propio mensaje a través de la escenificación.

Creo que es la primera vez que los medios de comunicación han sido conscientes de la importancia del protocolo en las puestas en escena institucionales, que obviamente contribuyen, y en mucho, al mensaje que pretenden trasladar. Pero desgraciadamente nos encontramos que muchos periodistas desconocen por lo general los principios más elementos del protocolo que les hubieran permitido entender con mayor claridad lo que han denominado “gestos” de la reunión. Pero resulta aún peor que diferentes políticos hayan criticado el uso de un “protocolo de Estado”, con los honores que conlleva. Nada más lejos de la realidad. Tampoco se puede negar que la Generalitat introdujo ciertos detalles que buscaban claramente evidenciar un encuentro de mayor nivel que el de otro presidente de una Comunidad Autónoma. Decir que Sánchez ha tratado como un jefe de Estado a Torra, desde el punto de vista protocolario es una barbaridad y nada más lejos de la realidad. Continue reading

Protocolo, eventos y gramática española: errores frecuentes (I)

Los responsables de Protocolo y Eventos, que habitualmente nos manejamos en el idioma español, deberíamos tener entre los textos de cabecera el “Libro de estilo de la lengua española según la norma panhispánica”, elaborada por la Real Academia Española, editado por Espasa y presentado hace unos pocos meses. Hay muchas referencias analizadas que habitualmente los técnicos utilizamos de forma incorrecta, incluso en escritos públicos, cartas, invitaciones, correos, traseras, pancartas y otros documentos o elementos. En muchos diplomas, por ejemplo, se cometen errores de cierta gravedad. De una lectura rápida de esta “joya” escrita desde la RAE se pueden observar numerosas expresiones o signos de puntuación o uso de mayúsculas, etc. que se aplicamos de forma incorrecta en nuestro sector. En la búsqueda de esa perfección a la que aspiramos no debemos olvidar estos aspectos, precisamente en una sociedad que no hace gala de la correcta aplicación del español. En este artículo se recogen las primera cuestiones que analizamos, pero hay muchas referencias interesantes que en futuras publicaciones serán objeto de tratamiento. Es una obligación de los profesionales ocuparse, igualmente, de estos aspectos por la trascendencia pública que normalmente tienen los eventos. Y quizá, en estas fechas de navidades sea un buen momento para dar una lectura al libro que debería figurar en la mesa de los técnicos de protocolo y eventos. Y quizá, en estas fechas de navidades sea un buen momento para dar una lectura al libro que debería figurar en la mesa de los técnicos de protocolo y eventos.

Protocolo y gramática

Portada del Libro de Estilo de la lengua española según la norma panhispánica, editado por la Real Academia Española

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Protocolo para el 40 aniversario de la Constitución

No debió resultar fácil la organización protocolaria del acto solemne de conmemoración del 40 aniversario de la Constitución Española celebrada ayer en el Congreso de los Diputados, con la presencia de toda la Familia Real española, las altas autoridades del Estado, los diputados y senadores y los “Padres de la Carta Magna” que aún están entre nosotros. Pero los resultados fueron brillantes: un acto sencillo, un protocolo muy estudiado y de bajo perfil, para dar toda la potencia y sentido al evento en torno a la propia Constitución de 1978 que hoy señala la forma de Estado, sus instituciones, deberes y derechos de los ciudadanos y las reglas de convivencia. Un acto que ha puesto de manifiesto el sentido aperturista de la Jefatura del Estado y los principales poderes políticos de reivindicar la “Norma Máxima”, pero abiertos a los cambios necesarios tras cuatro décadas de vigencia. Fue de bajo perfil el protocolo para no restar protagonismo alguno a lo que realmente se celebraba. Ni boatos, ni exceso de ceremonialismo, ni de un patriotismo mal entendido. Sencillez y al grano. El protocolo sirvió para hilar el relato, que fue lo importante, y cuando esto sucede se alcanza el objetivo.

40 aniversario de la Constitución Española en el Congreso de los Diputados

Panórámica general del hemicilo del Congreso de los Diputados. Al fondo la presidencia con los Reyes,, a su derefcha los Presidentes del Congreso y Senado, y a la izquierda, la Princesa de Asturias y suhermana, la infanta Sofía. En el centro, a ras de suelo y por delante de la bancada azul del Gobierno, los Reyes Honoríficos. A su derecha los expresidentes del Gobierno, y a la izquierda, los tres “Padres de la Constitución” que viven en la actualidad.

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La precedencia del Ministro en El Prado

Algo no “cuadra” bien (en cuanto a protocolo y precedencias me refiero) en esta serie de imágenes que hemos recogido de la web oficial de la Casa de S.M., referidas al acto celebrado el pasado lunes 19 de noviembre, en Madrid, bajo la presidencia de los Reyes de España, con ocasión de la inauguración de las celebraciones del Bicentenario del Museo Nacional del Prado, de cuya Comisión Nacional son Presidentes de Honor. Esta primera celebración fue la apertura de la exposición “Museo del Prado 1819-2019“.

Bicentenario del Museo del Prado. Precedencia Ministro.

Bicentenario del Museo del Prado. Precedencia Ministro.

En estas dos imágenes se aprecia la línea de recibimiento a la llegada de los Reyes al Museo, iniciada por la Presidenta del Congreso, y seguida del Presidente de la Comunidad de Madrid, Ministro, Presidente del Patronato del Prado y Director del Museo

Protocolo en el recibimiento

A la llegada de los Monarcas, para el recibimiento oficial a pie de coche, se aplica el artículo 12 del Real Decreto 2099/83 sobre Ordenación General de Precedencias en el Estado, pues el Presidente de la Comunidad se sitúa por delante del Ministro de Cultura y Deporte (si fuera el 10 sería al revés). Interpretar si este acto en el Museo es del artículo 10 ó 12 del citado Real Decreto es complejo y delicado, pues hay razones para considerarlo en ambas circunstancias (aunque personalmente creo que es más coherente y acertado el 12). Pero sea uno u otro hay que aplicar un criterio en el acto, no dos, y así observamos que en la presidencia del evento, la ordenación cambia y parece aplicarse el 10. En cualquier caso, entendemos excesiva la cortesía de que reciba en primer lugar la Presidenta del Congreso, cuando se trata de un acto del Ministerio y no ha supuesto para los Reyes desplazarse a otra comunidad autónoma (sin valorar factor cortesía). Entendemos más que suficiente que a la llegada con el Ministro, Presidente del Patronato y Director del Museo hubiera sido suficiente y en caso de estar la Alcaldesa incorporar por su orden al Presidente de Madrid y a la citada Primera Edil, entre el titular del Ministerio y el Presidente del Patronato. La Presidenta del Congreso y otras altas autoridades presentes pueden saludar en una segunda línea, al acceder al vestíbulo, y antes de que los Reyes estrechen sus manos a los miembros del Real Patronato y al Comisario de la Exposición que abre la celebración de la efemérides del Bicentenario. Continue reading

“Alteza, sea más que una princesa”

Hoy, 8 de septiembre, se celebra el Día de Asturias. Por primera vez la Princesa de Asturias, Leonor de Borbón Ortiz, visita oficialmente su Principado con ocasión de los tres centenarios de Covadonga, cuna de la Reconquista española: 1.300 años del origen del Reino de Asturias, y los centenarios de la Coronocación de la Virgen de Covadonga (“La Santina”) y de la declaración del Parque Nacional de los Picos de Europa. La Casa Real considera esta visita su primer acto oficial externo (fuera de Madrid), al que asiste acompañando a sus padres, los Reyes de España (junto a su hermana la Infanta Sofía) y donde, por razones obvias, la Heredera tendrá un protagonismo muy especial en los diferentes actos que se desarrollarán en toda la jornada de hoy. Hace 41 años su padre hizo también su primera visita oficial con apenas 9 años a Covadonga. Reproducimos la carta a Su Alteza Real que hemos escrito para el diario La Nueva España (grupo Prensa Ibérica), publicado hoy, con algunas claves históricas, de protocolo y diferentes cuestiones importantes para entender este primer evento, muy especial para la llamada a convertirse algún día en Reina de España.

Princesa de Asturias

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Princesa de Asturias

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Princesa de Asturias

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Protocolo para las visitas oficiales en La Moncloa

Protocolo La Moncloa

Llevo tiempo analizando el protocolo que se sigue en Presidencia del Gobierno de España para el recibimiento a las altas autoridades nacionales y extranjeras que acuden a La Moncloa para entrevistarse con el Presidente. Un seguimiento que vengo haciendo desde la época de Zapatero, luego con Rajoy y desde el pasado 2 de junio con Sánchez. No ha variado en lo sustancial, más allá de alguna cuestión relacionada con el uso de banderas. Tampoco hasta el momento el actual inquilino del Palacio ha introducido cambios, al menos perceptibles a través de las imágenes que nos ofrece la web oficial de esta institución (videos y fotos). Evidentemente lo que se hace es muy correcto en términos generales y poco o nada se puede criticar al respecto desde el punto de vista protocolario. Pero viendo una y otra vez las diferentes casuísticas, he llegado a la conclusión que un pequeño ajuste daría más empatía, solemnidad, frescura y espontaneidad a este “momento foto” que tanta repercusión mediática suele tener. Es necesario, por otro lado, que se afinen los criterios relativos al uso y colocación de las enseñas oficiales, no siempre coherente incluso bajo el mandato de un mismo presidente.

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El anfitrión desplazado por la autoridad en actos no oficiales

Anfitrión y autoridades

Presidencia de un Congreso no oficial con la Alcaldesa en el puesto principal.

Comentaba el pasado jueves un director de Comunicación de un Colegio Oficial de Médicos (COM), en el trascurso del XIII Congreso Nacional de Responsables de Comunicación (RESCOM) de Colegios Oficiales Médicos de toda España, en Logroño, la incómoda situación que vivió en un acto colegial al que se había invitado al Presidente del Gobierno regional y al Alcalde de la capital. Ambos estaban invitados al evento, y pocos minutos antes se presentó el Consejero de la Presidencia anunciando que venía en representación del Jefe del Ejecutivo autonómico y debía ocupar su lugar. ¿Pero cómo va a presidirlo si el Consejero tiene menos rango que el Alcalde y encima el ayuntamiento ha cedido su instalación municipal? En caso de que el Presidente del COM decida ceder lo hará en favor de la autoridad de mayor precedencia, se le respondió. Y el Consejero amenazó con marcharse. Obviamente la misma amenaza hizo el Alcalde si no se respetaba su ubicación.

Con independencia de que ambos líderes políticos eran de partidos diferentes, y probablemente ahí residiera el origen del problema, no es la primera vez que ocurre, incluso con personalidades del mismo partido. No hace muchos días algo similar se produjo en otra comunidad. ¿Debería contemplarse en la legislación española de precedencias el derecho del Presidente de una Comunidad a hacerse representar en su territorio y que el represente reciba el tratamiento protocolario de su representado? Es decir, lo mismo que el Real Decreto 2099/83 prevé para el Rey y el Presidente del Gobierno. Así también para el Alcalde en su municipio. Lo peor, ¿nos estamos cargando la importancia y relevancia del anfitrión en un evento? Y en estos líos estamos implicados, a veces para bien y en otras no para tan bien, los profesionales.

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Protocolo para generar empatías

Hacer protocolo hoy ya no es sólo comunicar, aplicar normas y tradiciones. También es “empatizar”, generar empatías, es decir, conseguir que con tu evento “conectas” con tu público y éste contigo, que hay sintonía mutua. Ese es el gran cambio de la organización de eventos en el mundo actual. Las entidades privadas lo saben y pretenden buscarlo, y las instituciones oficiales han de empezar a pensar que lo más importante es el acercamiento por mutua aceptación. Por lo tanto el protocolo oficial está entrando en otra dimensión, en otra galaxia, que va más allá del mero cumplimiento de la norma. No pretendo para nada redefinir lo que es protocolo, pero sí queda cada vez más claro que el ejercicio de protocolo, incluso en los más altos eventos de Estado, tiene que concebirse la organización con una finalidad de llegar a los ciudadanos y clientes y lograr el “feeling” necesario para ganar en credibilidad y romper barreras. El diccionario de la Real Academia Española define la empatía como un “sentimiento de identificación con algo o alguien” y, también, como la “capacidad de identificarse con alguien y compartir sus sentimientos”. De ahí los amplios cambios que en los últimos diez años se están produciendo en el ámbito de la organización y en el protocolo severo de Estado. Las normas están para cumplirse, pero éstas quedan condicionadas a la consecución de esta empatía. Ello obliga a hacer referencia a las denostadas frases de “romper el protocolo”, “saltarse el protocolo” o “hacer protocolo a la carta”. Algo que a los profesionales no les gusta demasiado porque pone en jaque los llamados “mínimos” y genera inseguridad porque da la sensación de que impera el “vale todo” con tal de conseguir lo que los promotores desean. Pero estas apreciaciones necesitan matizaciones.

Protocolo empatías

Los profesionales de protocolo somos auténticos directores de orquetsa en la construcción de relaciones humanas e institucionales

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La boda que moderniza el protocolo británico

Boda real británica

El Príncipe Harry retira el velo de la novia.

Ha pasado ya un día de la boda entre el Príncipe Harry (Enrique) y la ex actriz Meghan Markle, en la Capilla de San Jorge (hogar espiritual de la insigne Orden de la Jarretera británica, una de las más importantes del mundo), en el histórico Castillo de Windsor (significativo el detalle). Cada uno podrá hacer ahora las lecturas que desee. Habrá quien se haya quedado con las etiquetas y estilismos, otros con el protocolo o con la puesta en escena o la supuesta modernización de la monarquía británica o el cambio sustancial que ha supuesto el enlace Real con respecto a otras anteriores. Como escribí ayer en varias redes sociales me quedo con esta reflexión: Harry y Meghan han podido dulcificar y humanizar el rígido protocolo británico. Han conseguido, sin romper lo sustancial de las “leyes de las costumbres de la Casa Real inglesa”, bordearlo para generar un relato y una puesta en escena que les ha situado en el epicentro del solemne acto, desplazando el tradicional boato del ceremonial y, sobretodo, demostrando que era posible encontrar un punto de equilibrio entre dos culturas protocolarias radicalmente distintas, superar las siempre difíciles barreras interculturales y no convertirse en reos del imperturbable protocolo. Lo que normalmente se entiende como protocolo fue ayer lo de menos. Lo importante estuvo en el guión y su escenificación. De todos los titulares de prensa me quedo con el del periódico español El País: “Enrique y Meghan modernizan la monarquía con una boda rompedora”. ¿Alguien a priori cuestionaba que habría fallos o problemas de protocolo? Eso es impensable en Reino Unido. Pero pocos podrían imaginarse que como una apisonadora pasó por encima un estilo renovador que dejó de lado etiquetas, carrozas, títulos nobiliarios e inclinaciones de cabeza. El chico “díscolo y problemático” de la Familia Real y la afroamericana Markle dieron una lección a todos los especialistas en organización de que lo importante no era lo formal, sino la narración. Esa fue su clave, lo que necesariamente nos lleva a pensar que pusieron mucha mano en todo esto. La forma dio paso a una puesta en escena que fascinó a casi todo el mundo. Contribuyó de forma decisiva la ausencia de cortes reales, el casi inexistente protagonismo del resto de la Familia Real y la inclusión en la ceremonia de elementos novedosos que le dieron aire fresco y que a más de uno le ha provocado emociones. Eso ha sido fruto de un gran protocolo con mirada de futuro y un revés para quienes consideran que el sostenimiento de las monarquía residen en salvaguardar su glamour. Continue reading