Buenas prácticas en la compra de servicios de eventos

Buenas prácticas en eventos

La Asociación Española de Profesionales de Compras, contratación e aprovisionamientos (AERCE) y Agencias de Eventos Españolas Asociadas (AEVEA), publicaron en octubre la denominada “Guía Técnica de buenas prácticas en la compra de servicios de eventos”. Un documento que venía siendo necesario desde hace más de dos lustros por los problemas que surgen o se originan cuando una institución pública o un empresa privada convoca un concurso para la adjudicación de un acto o evento. Basta realizarse algunas preguntas para tomar conciencia de la necesidad de fijar unos mínimos que no pongan en riesgo la viabilidad de los agentes o profesionales de la industria de los eventos, especialmente en grandes organizaciones.

¿Cómo se puede compensar el proyecto realizado por una agencia, en el que invirtió meses de trabajo, profesionales contratados, viajes, costes de edición, etc. que luego no es la elegida? No son proyectos que cuesten 100 euros, sino varios miles de euros. ¿Es lícito adjudicar un proyecto a una agencia al que se incorporan ideas de otro no elegido? ¿Hasta dónde debe respetarse la propiedad intelectual tan fácil hasta ahora de saltar con un poco de astucia?

¿Deben obtener las agencias sus beneficios a través de las comisiones que han de pedir a sus proveedores, por la necesidad de ir a presupuestos a la baja donde no se contemplan los honorarios creativos de la agencia y otros aspectos interesantes? ¿Cómo debe de presentarse un presupuesto y qué partidas mínimas hay que incluir? ¿Cómo medir el coste de agencia más allá de los servicios específicos contratados?

¿Qué pasa con el presupuesto cerrado cuando el cliente hace modificaciones en el proceso tras la adjudicación? No es lo mismo presupuestar un catering para 100 personas que para 200, porque los precios se negocian en función de las personas y un cambio modifica las tarifas, sin que en muchas ocasiones se atienda por el cliente esa circunstancias? ¿Debe incorporarse una partida para imprevistos para salvar situaciones como éstas? ¿Quiénes deben decidir sobre la adjudicación? Muchas preguntas que hacen necesaria esta Guía, que tampoco olvida la importancia de que los clientes planteen un buen correcto briefing y sepan luego gestionar posibles contrabriefing.

La Guía incluye buenos consejos y hemos de esperar, por el bien del sector, que ser vayan incorporando en la cultura de la contratación de eventos, cuestión, insistimos que afecta tanto a los actos oficiales o promovidos por instituciones públicas como entidades privadas. Continue reading

“Planta tu evento”. Feliz creatividad 2014

Lápìz navideño
Comenzamos ya todos a recibir múltiples felicitaciones de Navidad por parte de amigos, conocidos y compromisos que con ese sencillo gesto tratan de trasladarnos los mejores deseos y compartir contigo un estado de ánimo que se hace más visible en estas fiestas tan sensibles. Por ello, preparar bien una adecuada felicitación requiere algo más que una simple imagen o un recurso en internet. Las felicitaciones, que prácticamente en más de un 99 por ciento llegan vía correo electrónico, tiene que decir algo a quien la recibe. De lo contrario se notaría en exceso que es un puro compromiso o que sencillamente “formas parte de una lista”. Han acabado en tus manos unos buenos deseos, pero como llegan tantos, la efectividad de la misiva puede morirse antes de ser vista. Algunas, incluso, ni llegas a abrirlas y contestas de forma mecánica porque intuyes lo que hay.
Es importante tener muy claro lo que se quiere decir y cómo transmitir el afecto y cariño, y al mismo tiempo cómo mostrar el estado de ánimo de su promotor (que es fundamental para lograr una buena intercomunicación entre las partes). A unos les gustará más o menos el resultado, pero si se nota que ha sido pensada con mimo se mirará de otra forma diferente. Es necesario decir algo que interesa por igual a las partes, pero, además, con muy pocas palabras, y al mismo tiempo desear lo mejor y tratar de hacerlo de manera optimista.
El recurso a lo clásico en las felicitaciones deja paso ahora a la creatividad natural, espontánea, sencilla y casi artesanal. Se puede encargar una felicitación a técnicos especializados que harán maravillas, pero seguramente se perderá parte de ti en esa buscada perfección. Porque en el fondo li importante no es que esté bien hecho, sino que lo que quieras compartir sea muy personal y con mensaje común. Tiene más valor algo técnicamente inferior pero que sea de uno mismo, que otra opción perfecta que se ve que no la has hecho tú. Es necesario que en esa felicitación se vea al emisor y lo que representa en la vida del receptor. Si se logra realmente compartirás el afecto y los deseos. Si no se alcanza, tu acción se habrá frenado en un mero “quedar bien” o en una acción comercial. Felicitar es compartir un deseo o un estado de ánimo común. Por lo tanto, adiós al recurso “sencillón” o a las plantillas de internet e incluso a las tarjetas postales clásicas, salvo que estén elaboradas por uno mismo. Hay que personalizar mucho.
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El mensaje navideño de ISPE
El Instituto de Protocolo y Eventos (ISPE) quería compartir el afecto y la ilusión con la familia protocolaria y después de valorar el posible mensaje y recursos, se llegó a una importante conclusión: es evidente que el sector atraviesa momentos difíciles, pero también es notorio que el repunte es una realidad. Cientos de sueños pueden ahogarse, pero una simple chispa, una pequeña dosis de suerte, una apuesta personal, un empeño… puede hacer realidad tu deseo: organizar eventos y encontrar tu hueco profesional. ¿Cómo trasladar eso? ¿Cómo enviar a las personas que aprecias y quieres, o con quienes compartes profesión, una felicitación positiva, tematizada, personal y llena de buenos deseos? Y que al mismo tiempo enlace con el tradicional espíritu navideño.
Pensamos. ¿Cuál es el recurso gráfico más habitual para felicitar en los últimos años? El árbol, sí, el árbol de Navidad. ¿Pero hacemos un árbol sin más? No. Necesitábamos otros argumentos. Vamos a vincular nuestro árbol a los eventos. Y dimos una vuelta de tornillo más: ¿qué acciones de felicitación han hecho las agencias de comunicación y de eventos donde el hilo conductor haya sido un árbol? ¿Qué eventos tuvieron este elemento de la naturaleza como eje central? Investigamos. En el tiempo que dedicamos a esta labor encontramos más de quinientas imágenes o videos donde el árbol tematizado era el protagonista. Incluso, muchas de ellas habían sido premiadas en los más importantes foros de nuestro sector.
Lo teníamos claro. Nos documentamos sobre el significado concreto del árbol navideño, que llevaba significados muy especiales a lo largo de la historia: en todas las culturas poseen aspectos simbólicos de carácter antropológico, místico o poético. La idea extendida de los aspectos benéficos de los árboles para el hombre ha dado lugar a distintas leyendas y lo ha relacionado con sentidos mágicos y rituales. Como vida inagotable equivale a inmortalidad. En la mejora de la convivencia se asocia a la ciencia.
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 Planta ilusiones
La idea, por lo tanto, era jugar con el árbol, un símbolo de unión visual en estas fechas, fácilmente entendible, y con un buen reclamo que facilitara la trasmisión de los mejores deseos. ¿Cómo decir que te vaya bien en 2014? ¿Cómo escribir que tengas unas buenas fiestas en estos momentos? Quisimos poner a nuestro árbol una estrella en forma de mensaje: “Planta tu evento”. Un doble juego que con imágenes de árboles creativos, nada convencionales, tratara de hacer llegar nuestro mensaje: que 2014 sea un buen año para ti y tus eventos. Queremos compartir nuestras ganas de crear cosas, de plantar ilusiones. Te mandamos la semilla de tú árbol, el que irás viendo crecer cada día. Ese árbol de los eventos que queremos plantar juntos.
Sólo nos faltaba seleccionar las imágenes, juntarlas y crear un mensaje de conjunto. No buscábamos las imágenes más originales, sino las más sencillas y sobretodo diversidad, pero siempre vinculado al evento y a la comunicación. “Planta tu evento” nos parecía un mensaje de tres palabras de enorme fuerza y significado y, sobretodo, llena de sensaciones. Y al mismo tiempo compartir la necesidad de que en esta etapa profesional ser creativos es clave. Por eso el cierre no debía ser el clásico “Feliz 2014”. Había que decir lo mismo pero de otra manera. De ahí surgió la frase final: “Feliz creatividad 2014”. Quedaba claro nuestros deseos para el año entrante, pero también nuestro mensaje clave.
Artesanalmente, hicimos el montaje, pensando que debía ser corto para que nadie se cansara y lo cerrara antes de llegar a la frase final. Fue difícil seleccionar entre las quinientas imágenes, porque todas ellas eran muy significativas. Pero buscando esa pluralidad nos quedamos con un puñado de ellas, cada cual con su fuerza, unas más elaboradas que otras, pero todas con simbolismo.
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La opción personalizada
Esta fórmula nos permitiría, además, disponer de una segunda opción más personalizada. Enviar  de forma personal y única, una tarjeta postal con la misma idea a personas concretas. Un díptico sencillo cuya portada fuera la imagen de uno de esos árboles seleccionados, aquél que veíamos relación con la persona a la que se dirigía. Personalizamos, y nuestro eslogan era: “Árbol para Ana. Planta tu evento”. Y ya en el interior el texto sencillo y corto: “Feliz creatividad 2014”.
No te plantes
Nuestra felicitación, “Planta tu evento. Feliz creatividad 2014” es el testimonio real de nuestros mejores deseos para toda la profesión, que con mucho cariño queremos compartir. Para que ese sueño, si todos ponemos nuestras semillas a funcionar, se haga realidad. Habiendo árbol, a poco que se cuide, habrá frutos. Muchas felicidades desde este modesto blog a todos los lectores, simpatizantes y amigos. No dejes de ser creativo en 2014 y busca tu momento para plantar tu ilusión, tu evento. No te plantes tú, planta la semilla de tu árbol, el que irás viendo crecer durante todo el año, durante toda la vida. Es el árbol de la vida.