Intervención de Úrsula Ramírez, responsable de protocolo y eventos de Airbus Andalucía en el Palacio de Congresos de Córdoba.

Los pasados días 6 y 7 de febrero se celebró en el Palacio de Congresos de Córdoba el 2º Encuentro Profesional en el Sur de Comunicación, Protocolo y Relaciones Públicas, promovido por la Asociación del mismo nombre y ciudad. Tuve la oportunidad de participar en él, junto a más de un centenar de profesionales, que acudimos a la cita con el deseo de compartir experiencias y seguir estrechando relaciones entre unos y otros. Doce ponentes expusimos nuestras vivencias en protocolo, comunicación y organización de eventos, en un formato cómodo, ágil y cercano. Hay que agradecer muy especialmente el esfuerzo realizado por la Asociación de Comunicación, Relaciones Públicas y Protocolo de Córdoba, que contó afortunadamente con el patrocinio del ayuntamiento, diputación, Cajasur, El Corte Inglés y Construcciones Moya, a quienes hay que agradecer su apoyo y sensibilidad por apoyar una jornada de estas características. Un encuentro “apodado” del sur, pero en el que había una muy notable presencia de técnicos de casi todas las comunidades autónomas. Buen formato esta cita que tiene mucho futuro. Hay que felicitar a la asociación promotora y su junta directiva, y, en especial, a su presidente, Javier Eiroa, experto en Protocolo y Relaciones Institucionales, funcionario de la Guardia Civil y responsable de protocolo del grupo GEES, y su secretaria general, Virginia Navarro, jefa de protocolo de la diputación cordobesa.

Durante mi intervención en el Congreso que abrió el segundo día del Encuentro.

Foto para el recuerdo con Javier Eiroa y Virginia Navarro, presidente y secretaria general de la Asociación de Comunicación, Relaciones Públicas y Protocolo de Córdoba.

La vía comunicacional

A juicio de quienes asistieron el Encuentro fue un éxito en cuanto a los contenidos y ponencias que aportaron reflexiones sobre las luces y las sombras de los entresijos de esta bonita profesión de protocolo y organización de eventos. Los supuestos distintos puntos de vista que cada disertador aportó no hicieron más que concluir que todos vamos en un mismo barco, que tiene dificultades de navegación, pero que se muestra sólido pese a las tormentas. Ha quedado plenamente acreditado que quienes se empeñan en pensar que hay diferentes corrientes de opinión acerca de lo que es y hace el protocolo en el mundo institucional y en el ámbito no oficial no se ajusta a nuestros tiempos.

El concepto de protocolo ha evolucionado tanto en la última década que empieza a quedar superada la etiqueta que algunos se han empeñado en poner de las cinco escuelas de pensamiento acerca de esta disciplina: diplomacia, derecho, historia, antropología y comunicación. Congreso tras congreso, publicación tras publicación, artículo tras artículos, se va consolidando que esas diferencias sobre cómo enfocar el pensamiento protocolario van confluyendo en este siglo XXI en lo que realmente es. El protocolo se incluye en el marco de las ciencias sociales y jurídicas, en un perfecto equilibrio entre la norma, la costumbre y la tradición y la vertiente comunicacional. Todos los ponentes han venido a concluir que ciertamente la aplicación de un protocolo que no responda a los objetivos comunicacionales de los organizadores no tiene sentido.

La organización de un encuentro de estas características exige muchos esfuerzos personales por parte de los organizadores que debemos reconocer.

Normativa como referencia

En esa línea de pensamiento coinciden quienes desarrollan su trabajo en el sector público y en el privado. Por eso cada vez más se habla de la normativa como la referencia que hay que tener en cuenta, pero al mismo tiempo de la necesaria flexibilidad con la que hay que aplicarla en función del tipo de evento que se haga o los objetivos que existan detrás. Una flexibilización que va desde la Jefatura del Estado hasta el más pequeño ayuntamiento, desde las multinacionales a las empresas más modestas, desde las grandes reuniones internacionales a las más sencillas y en todo el ámbito de la diplomacia.

Las barreras entre lo público y lo privado son cada vez más pequeñas en cuanto a los conceptos creativos y diseño de los eventos, aunque aún queda la gran brecha de los presupuestos que manejan unos y otros. Tampoco se puede olvidar, obviamente, que los eventos tienen sus áreas de especialización y que difícilmente podrán hacerse eventos iguales entre una empresa y un ministerio o una diputación. Por la misma razón que nunca habrá eventos iguales entre una organización cultural y otra deportiva o académica. La diferenciación, más allá del presupuesto, viene dado por el campo específico en el que cada uno se mueve, pero las técnicas son válidas para todos.

José Manuel Navarro, coordinadior de Protocolo de la Consejería de Presidencia, Administración Pública e Interior de la Junta de Andalucía, fue el encargado de pronunciar la conferencia inaugural.

Flexibilidad

Hemos constatado una vez más que la normativa oficial vigente en la materia se va orillando hacia un marco de referencia, un punto de salida a la hora de aplicar protocolo. Sabemos que un ministro va antes que un alcalde (salvo que éste sea anfitrión), pero puede haber ocasiones en las que a la hora de hacer precedencias o presidencias haya que aplicar otros criterios distintos en función del evento, como ya hemos visto en actos de altas instituciones.

Se ha hablado en Córdoba hasta el infinito de la necesidad de flexibilizar e interpretar la normativa, y poner ésta al servicio comunicacional. Pese a todo sigue siendo necesaria una actualización del conjunto normativo de protocolo de Estado, pues tal y como están las cosas ahora mismo podemos señalar abiertamente que aquél está en jaque, y que pronto le puede llegar el mate si no se actúa. Siempre habrá un protocolo de Estado, claro, pero su ámbito de aplicación se va concretando sólo en las altas instituciones que, además, muestran ya signos de agotamiento en el marco jurídico y buscan vías alternativas para preservar la viabilidad comunicacional de sus eventos.

Crece el pesimismo sobre la actualización de las normas, lo que ha generado una carrera desenfrenada por la flexibilización, que algunos erróneamente llaman “interpretar” o “adaptar”. Hay una necesario debate al respecto, siempre y cuando que la clase política lo permita y se implique, cuestión harto difícil. Pero, mientras tanto, nos vamos defendiendo…

Foto de familia con la representación catalana en el encuentro de Córdoba, entre ellas Montserrat Pascual, jefa de gestión del área de relaciones ciudadanas y protocolo del Ayuntamiento de Tarragona.

Oportunidades para los jóvenes

Se ha hablado de la precarización del empleo en el sector de los eventos, especialmente en el mundo no oficial, de la falta de oportunidades para los jóvenes y del abuso que se hace entorno a las prácticas de formación que en algunos casos terminan por ser puestos de trabajo temporales encubiertos. Será algo que hay habrá que abordar en algún momento, porque las normas vigentes en materia de prácticas tampoco ayudan a las universidades y a las instituciones y empresas a ofrecer oportunidades de completar la formación de protocolo y eventos en el marco laboral.

Hace algunos años fui severamente criticado por proponer un sindicato moderno y comprometido en el ámbito de los eventos, que vele no sólo por los derechos de los trabajadores, sino que potencie con los empleadores una política de oportunidades para los jóvenes y una protección frente a determinados abusos. Corren tiempos en que esa opción no hay que descartarla, como tampoco el necesario colegio que defienda la figura del profesional frente al intrusismo o las malas prácticas.

Ponencia de María León, directora de comunicación de Endesa para Andalucía, Extremadura, Ceuta y Melilla, fue la encargada de cerrar el Encuentro.

Mayor apoyo de las agencias y proveedores

Me sigue llamando la atención la falta de compromiso y de apoyo de las agencias de eventos españolas y empresas de proveedores de servicios alineados con los actos en relación a los encuentros de profesionales del protocolo. Es como si no fuera con ellos esta cuestión. Un error de las agencias y sus responsables, agarrados tanto al mundo corporativo, que terminarán por pagar su alejamiento al sector institucional que obviamente en un tiempo no tan lejano comenzarán a contratar de forma habitual servicios externos. Hay que pedirles que apoyen encuentros y congresos de este tipo, mediante patrocinio y presencia, porque es bueno para todos y porque el futuro próximo avanza irremediablemente a la potenciación de eventos oficiales complejos donde la necesidad de contratar una agencia especializada será imprescindible. De seguir dándo la espalda al sector institucional sólo lograrán que empiecen a surgir agencias especializadas en eventos oficiales, cuestión que por otro lado tampoco estaría mal. En fin, como dice aquél humorista… “ahí lo dejo”…

Intervención de José Rivas, general jefe de la cuarta subinspección general del Ejército y comandante militar de Valladolid y Palencia.