Las líneas rojas entre el Protocolo y la Comunicación en los eventos

Comunicacion

¿Hasta dónde llegan los límites de los servicios de Protocolo frente a los de Comunicación a la hora de organizar un evento corporativo o un acto oficial? O viceversa. Hace unos días mantenía una conversación al respecto con un alto responsable de Protocolo de nuestro país donde me trasladaba esa reflexión. Hay decisiones que pueden corresponder a Protocolo, pero que tienen una enorme trascendencia en la política comunicacional de la entidad, hasta el punto de que a veces la aplicación de las normas o las costumbres resulta ineficaz o imposible de ejecutar porque perjudica notoriamente la imagen pretendida. Eso ha derivado en la mayoría de las ocasiones en una ya habitual flexibilización (¿relejación?) de la aplicación de la normativa (al menos en los eventos oficiales) en aras de una mayor proyección de la entidad. Y que el Protocolo sea sólo fruto de interés comunicativo tampoco debe ser la máxima, aunque hay que reconocer su importancia, especialmente en las instituciones oficiales sujetas a cumplimiento de normas.

No es una discusión banal lo que se plantea. En la teoría tradicional se trasladaba a un triángulo cuyos vértices ocupaban el Protocolo, la Comunicación y la Seguridad, los ejes esenciales para planificar un acto. En la teoría moderna, la que yo defiendo y dibujo como una Diana (“Teoría de la Diana”), no existen vértices, sino círculos concéntricos a modo de un panel al que se lanzan los dardos o flechas, de tal forma que cada círculo representa la creatividad, la comunicación, el protocolo, la producción y la seguridad, todo ello soportado en un presupuesto. El orden de esos anillos (del centro al exterior de la diana) hay que determinarlo para cada acto, pues en unos la creatividad será más relevante y en otros la comunicación o el protocolo o cualquiera del resto de los epígrafes.

Diana buena

¿Sacrificar el protocolo?

En cualquiera de las teorías, ¿quién fija la prioridad de esos vértices o de esos círculos y por qué? ¿Cuál es el criterio? ¿Cuál debe prevalecer? ¿En aras a una brillante imagen institucional hay que sacrificar el protocolo y sus normas o costumbres para facilitar la comunicación? Es decir, en un acto cultural que promueva un ayuntamiento debe colocarse, por ejemplo, antes a Pedro Almodóvar en la asignación de asientos que al Delegado del Gobierno porque a su Alcalde le resulta más mediático y, por lo tanto, sus posibilidades de salir en la foto son mayores si sienta a su derecha al cineasta aunque dicho acto no sea en su honor? Hemos tirado de un personaje popular y reconocido como el director de cine, pero podemos quedarnos en el propio ámbito institucional. Ese mismo Alcalde que preside un acto, pongamos que sea socialista, ¿puede poner a su derecha al Jefe de la Oposición, Pedro Sánchez, desplazando a un embajador extranjero acreditado en España que igualmente ha sido invitado en aras a que el rostro del jefe de filas del PSOE le reportará el centro de atención frente al desconocido embajador de Noruega que tiene mejor puesta en el Real Decreto de Precedencias? Y no sólo en precedencias, sino en otras cuestiones como banderas no oficiales que se izan en los balcones municipales con ocasión de determinadas celebraciones, listados de invitación, escenografías, regalos, y un largo etcétera.

La fortaleza de la comunicación

El responsable de protocolo deberá intentar cumplir la normativa, pero el director de comunicación le convencerá de lo absurdo que sería perder la fortaleza de una foto de su Alcalde frente al mediático político Sánchez. Es más: el Alcalde no dudará un segundo en tomar postura a favor del jefe de Comunicación. Para muchos, probablemente el sentido común práctico les hará ver que la presencia de Sánchez es más relevante para esta institución y que saltarse la norma no generará conflicto alguno, más allá si acaso de una ligera molestia del Embajador del que se espera que lo entienda (que no siempre lo entiende y con razón). Esto hace inevitable el pensamiento sobre si la normativa debe ser aún más flexible (siéndolo a medias ahora pocas veces se cumple en el día a día), dando mayor libertad al anfitrión para aplicar precedencias “a la carta”, o exigir el cumplimiento porque si se hacen normas es para que se cumplan.

En el mes de julio, tuve la oportunidad de coincidir con cinco responsables de protocolo de comunidades autónomas y en el transcurso de la conversación amigable llegaban a la conclusión de que en no más de un 20 por ciento de los casos pueden aplicar fielmente el Real Decreto de Precedencias del Estado o el Decreto autonómico de su territorio (aquellos que lo tienen). En todos los casos, culpaban bien directamente a sus jefes o a los responsables de comunicación que “imponían” ajustes protocolarios o pedían a los profesionales ceremoniosos que buscasen soluciones imaginativas que no siempre son fáciles de encontrar. En cualquier caso, debían recurrir a soluciones que aunque pudieran solventar posibles protestas claramente no eran legales.

Comunica

La comunicación global

En la era de la comunicación global, donde ya casi tiene más fuerza comunicativa los móviles de los ciudadanos y en la que los periodistas gráficos buscan fotos alternativas a un posible anquilosamiento oficial en la proyección de sus eventos oficiales, el protocolo puede correr el riesgo (si no lo corre ya) de ser la dama de compañía, frente al galán llamado Comunicación. Éste se pavonea sin disimulo, mientras pasea del brazo con su dama, presumiendo de su conquista, al más viejo estilo de tiempos pasados donde la mujer desgraciadamente era lo que era. Perdonadme el símil, pero creo que es muy clarificador a propósito de mi reflexión.

Desde el puesto de neutralidad que ocupo actualmente, en la atalaya de los estudios universitarios de Protocolo tras mi paso por las aulas de la Universidad Camilo José Cela y ahora de la Universidad Pública Rey Juan Carlos, no hay día que un colega profesional me llame con problemas de ordenación cuyo origen viene del dualismo protocolo-comunicación. Incluso cuando detectamos a veces desajustes “cantosos”, tomo contacto con el responsable de protocolo para interesarme por la decisión y al final “es lo que convenía a mi presidente” o frases similares suelen ser la respuesta.

El “todo vale” no vale

Que la Comunicación se viene imponiendo desde hace tiempo no es nada nuevo, pero conviene ya determinar cuáles deben ser las líneas rojas, porque derivamos hacia “el vale todo” mientras nuestros jefes queden contentos o consigamos posicionar públicamente de forma positiva a los mismos (tendencia actual con los nuevos gobernantes). Si hablamos de protocolo, “el todo vale” no vale, porque protocolo es aplicación de procedimientos, normas y costumbres en los eventos que organicemos. Si no hacemos una adecuada aplicación entraríamos en el riesgo de un “protocolo errático”, es decir, avanzando hacia un peligroso agujero negro en el que caer y no poder salir.

Me decía aquél alto cargo al que aludía al principio, que en su institución esta disyuntiva de definición de soluciones, se salvaba diariamente gracias, en primer lugar, a una relación cercana y profunda, casi de amistad declarada, entre los dos jefes de área, y especialmente el mantenimiento de una reflexión conjunta permanente sobre los objetivos que se deben alcanzar a través de los actos y eventos, no solo en uno aislado, sino en el conjunto de todos ellos y con una visión a corto, medio y largo plazo. Una reflexión que no debe circunscribir para resolver un evento puntual, sino el estilo y objetivos del conjunto de todos ellos (aunque evidentemente haya que hablar también en cada caso). Esta relación debe pasar por el reconocimiento del valor añadido que cada uno de los dos responsables pueden dar a la imagen institucional, partiendo del cumplimiento normativo (siempre nos estamos refiriendo al ámbito de lo oficial y que cada uno extrapole luego al campo no oficial) y buscando las soluciones imaginativas que puedan aceptar ambas partes.

Mejorar las habilidades de entendimiento

No es fácil, lo reconozco, pero tampoco hay otra alternativa que de verdad se pueda alcanzar. Mejorar los procesos de entendimiento entre estas partes, sensibilizando a los “jefes” de la necesidad de dejar que éstos determinen de forma conjunta las soluciones que entiendan más sensatas y posibles, parece algo muy necesario. Se exige para ello que el responsable de comunicación piense que el mango de la sartén no lo tiene él (el galán) y que el de protocolo no se plante en legalismos que a veces trata de aplicar más allá de lo que hay (la dama de compañía para lucir y dar envidia al resto). Hay que buscar el equilibrio y de nuevo recordamos la importancia que en esta función tendría una revisión de la normativa protocolaria en España.

Esa habilidad de entendimiento entre profesionales y esa confianza de los jefes es lo que hará posible que con un adecuado protocolo se optimice mucho mejor la comunicación y que se pueda proyectar una buena imagen institucional sin tener que “volar” por los aires el Protocolo de Estado. Y que una buena comunicación facilite los procesos obligados protocolarios. Hay soluciones, siempre hay soluciones.

Dejamos para otro día, la reflexión sobre la necesidad de extender este entendimiento a los responsables de seguridad, producción, creativos, y, por supuesto, quienes deciden presupuestariamente y que deben entender que la “cosa” no está entre actos caros o baratos, sino eventos que den resultados favorables o no (ROI positivo). Pero como señalamos, para más adelante que si no me sale un libro.

2 Comments

  1. Acertadísimas apreciaciones pero, como bien dices, dificultosas soluciones si no hay ese entendimiento entre las partes comunicación y protocolo. El problema puede surgir cuando no todas las entidades tengan esos dos cargos. Qué pasa si el responsable de protocolo es el único responsable y el “jefe” es el que hace de especialista en comunicación? Aquí si puede haber mayores dificultades de entendimiento, salvo que esa supuesta buena relación exista, cosa que en el ámbito oficial es complicada ya que, como todos sabemos, los intereses, casi siempre, están por encima del protocolo y de, incluso, la propia comunicación.
    En todo caso, muchas gracias por seguir haciéndonos pensar en todo esto. Un saludo Carlos.

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